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「よろしくです」は失礼?実はムッとされている、仕事メールの基準

ビジネス上、今や欠かすことが出来なくなったメールのお作法。あなたはビジネスメールの基本を押さえていますか。「就職したての新人でもあるまいし、そんなの常識だよ!」って思いこんでいる人に限って、知らず知らずのうちに大事な取引先に失礼なメールを送っている危険性があります。

もう一度、お仕事メールの基本をおさらいしてみましょう。

仕事メールのお約束あれこれ

会社で使うメールの基本について、ビジネス専門学校講師のS先生にお話を伺いました。

「某大手企業の新人研修では、ビジネスメールの基本を『1にタイトル、2に目的、3・4がなくて5に短く』と教えています。仕事で使うメールは、職務上での意思の伝達ですから内容は極めて限られています。 そのためタイトルは一目でわかるもの、内容は目的を明確にして、それらを短く書く。という意味です」

これはとても分かりやすい説明ですね。逆に言えば、この基本から外れてしまう内容のメールはビジネスメールとして失礼に当たると考えてよさそうです。先生のお話はさらに続きます。

1メール1用件の法則

「ビジネスメールにはもう一つ大事なルールがあります。それは、1つのメールには出来るだけ1つの用件を書くことです。1通のメールの中に複数の用件が混在していると、全体の意味がぼやけてしまいがちです」

なるほど。たまに、依頼なのか打診なのかお礼なのか意味の分からないメールを受け取ることがあります。

伝えたいことが多い場合は送信の回数を分けるなどして、気をつけたいものです。これはビジネスに限らず、友だち同士でラインやメールをやり取りする場合でも応用できそうですね。

メールの言い回しOKとNGの境界線はどこ?

最後に、グレーゾーンの使い方をしているビジネスメールからいくつかをご紹介します。

・「お疲れ様です」……社外の人間以外には使わない方が無難。外向けには「お世話になります」が正解。
・「よろしくです」……正しくは「よろしくお願いします」
・「了解しました」……正しくは「かしこまりました」または「承知しました」

また、番外編として「新人に歓迎会開催のメールを送ったがスルーされたのか返事が返ってこなかった」(31歳/男性/出版社)、「部下の退職願いをラインで受け取った」(33歳/男性/自動車メーカー)など、時代を反映した報告もありました。

 以上、ビジネスメールについて基本的なマナーを紹介してきました。メールでの言い回しは、所属する業界によって微妙に温度差があるのも事実ですので、まずは上司や先輩のメールをよく観察しましょう。まずは、業界内部でやりとりされているスタンダードなメールが書ければそれでOKです。オトナ女子として恥ずかしくないメールが送れるようになりたいものですね。

編集部
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